Kỹ năng quản lý và lưu trữ hồ sơ khoa học giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức tìm kiếm hồ sơ khi cần, tối ưu hóa khả năng làm việc của bản thân. Tham khảo ngay mẹo để quản lý hồ sơ đơn giản.
Trong mỗi năm làm việc, ít nhiều mỗi người trong số chúng ta đều đã “lưu” được một số tài liệu hoặc tư liệu giấy. Bây giờ chúng ta đã thành thạo các kỹ thuật lưu trữ dữ liệu điện tử khác nhau, và các tài liệu giấy tương đối “nặng” về tổ chức, rất khó để sắp xếp khoa học. Thời gian gần đây, để quản lý hồ sơ tài liệu một cách đơn giản nhất, nhiều người đang áp dụng thành công kỹ năng 5S – bao gồm 5 chữ S đầu tiên.
1. Chữ S đầu tiên trong kỹ năng 5s trong quản lý hồ sơ tài liệu: Sàng lọc
Trước khi lưu trữ, bạn cần phải phân loại các tài liệu theo các nhóm riêng. Điều này giúp tiết kiệm thời gian khi bạn tìm kiếm một loại nào đó. Ví dụ như:
- Nhóm hồ sơ hóa đơn chưa được xử lý.
- Nhóm các quyết định của cơ quan, tổ chức.
- Nhóm danh thiếp của khách hàng, đối tác,…
2. Chữ S thứ 2 trong kỹ năng quản lý và lưu trữ hồ sơ là Sắp xếp
Sắp xếp có nghĩa là sau khi sàng lọc, bạn sắp xếp từng hồ sơ trong từng nhóm đó vào một khu vực chung. Thông thường nhất là bạn nên mua các bìa đựng hồ sơ nhựa và đặt các nhóm hồ sơ chung vào 1 bìa. Đối với một tài liệu có nhiều file khác nhau. Thì bạn phân chia theo đặc điểm tầm quan trọng như hợp đồng chính -> phụ lục hợp đồng.
Sau đó, sắp xếp với kỹ năng quản lý hồ sơ tài liệu theo thời gian, bao gồm ngày viết, ngày ban hành, ngày thông qua, ngày họp thông qua, ngày công bố, ngày phát hành và nhận,… Nói chung, khi phân chia năm, ngày ban hành văn bản (hoặc ngày ký) sẽ được ưu tiên áp dụng, và năm của văn bản sẽ được xác định dựa trên đó.
3. Chữ S thứ 3 để quản lý hồ sơ là Sạch sẽ
Điều này cực kỳ quan trọng để giữ cho hồ sơ bằng giấy giữ được chất lượng tốt, không bị hư hại về mặt giấy và cả mặt mực in trên đó.
Để giữ tài liệu sạch sẽ thì bạn nên khử trùng bụi trước khi đưa tệp vào bìa đựng hồ sơ, kho lưu trữ. Vì bụi là vật mang vi khuẩn và nấm mốc, đồng thời nó cũng sẽ gây hư hại cho giấy như mòn dần theo thời gian.
4. Chữ S thứ 4 là Săn sóc trong kỹ năng quản lý và lưu trữ hồ sơ
Trong kỹ năng quản lý và lưu trữ hồ sơ thì người lưu trữ hồ sơ cần kiểm tra định kỳ khu vực lưu trữ.
Cụ thể, nên kiểm tra để đảm bảo nhiệt độ khu vực bảo quản hồ sơ không quá cao hoặc quá thấp. Nhiệt độ tốt nhất là từ 14-24 ℃. Bởi khi nhiệt độ quá cao, giấy mất độ ẩm và trở nên cứng và giòn. Nếu tiếp tục tăng nhiệt độ, xenlulozơ sẽ bị khử nước, bị cacbon hóa và bị đốt cháy. Điều này sẽ làm hỏng hồ sơ.
Kiểm tra độ ẩm trong kho tài liệu lưu trữ là rất quan trọng. Và độ ẩm phải được giữ ở mức ổn định nhất có thể, tốt nhất là ở mức 45% -60%.
Lý do là vì khi độ ẩm không khí cao, hàm lượng nước của giấy cao, và chất axit có tác dụng làm hỏng xenlulozơ trong giấy rất lớn, đây là lý do tại sao độ ẩm tương đối rất cao và độ trắng của giấy giảm một cách tuyến tính.
Khi độ ẩm tương đối vượt quá 85%, độ bền vật lý của giấy mất hơn 30%, tính đàn hồi mất hoàn toàn và không thể khôi phục lại trạng thái ban đầu sau khi khô.
Ngoài ra, nếu độ ẩm nhỏ hơn 25%, giấy sẽ trở nên cứng và giòn, độ đàn hồi kém và khả năng chống gấp và dễ gãy.
Xem thêm: Bật mí kỹ năng chốt sale siêu tốc bách phát bách trúng
5. Chữ S thứ 5 là Sẵn sàng
Có nghĩa là tạo thói quen cho từ các cấp quản lý cho tới nhân viên luôn luôn tuân thủ kỹ năng quản lý và lưu trữ hồ sơ trên đây. Để nhờ đó, luôn sẵn sàng cung cấp tài liệu nhanh chóng mỗi khi cần hồ sơ đó.
Để đạt được điều này thì các cấp quản lý cần đưa ra một chu trình quản lý hồ sơ khép kín. Đồng thời, phải tạo điều kiện và hỗ trợ nhân viên trong quá trình thực hiện quy trình đó. Ví dụ như tạo không gian lưu trữ, cung cấp các dụng cụ bảo quản hồ sơ.
Các công ty cũng nên tuyên dương những nhân viên áp dụng tốt kỹ năng quản lý và lưu trữ hồ sơ 5S. Đồng thời, đào tạo lại cho các nhận viên chưa áp dụng tốt. Để toàn bộ nhân viên nghiêm túc chấp hành theo quy định chung.
Và cuối cùng là mỗi cá nhân phải tự ý thức được tầm quan trọng của việc quản lý và lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp. Để từ đó, thúc đẩy hiệu suất làm việc cao hơn, tốt hơn, hoạt động doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp hơn.
Như vậy, trên đây là tổng hợp các kỹ năng quản lý và lưu trữ hồ sơ đơn giản, hiệu quả. Bạn có thể áp dụng khi quản lý tài liệu cá nhân hay cho công ty, doanh nghiệp với những kỹ năng này.
