KPI Là Gì? Và Những Điều Bạn Cần Biết

0
14
KPI là gì

Ngày nay, KPI được hầu hết các doanh nghiệp sử dụng để đánh giá mọi công việc trong công ty của họ. Vậy tại sao họ lại sử dụng KPI, và bạn đã biết kpi là gì chưa chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu nhé!

1. KPI là gì?

KPI là một loại đo lường hiệu suất hiệu quả. KPI đánh giá sự thành công của một tổ chức hoặc của một hoạt động cụ thể (chẳng hạn như các dự án, chương trình, sản phẩm và các sáng kiến ​​khác) mà nó đang thực hiện.

KPI là gì
KPI là gì?

Thông thường, thành công chỉ đơn giản là việc lặp đi lặp lại, định kỳ đạt được một số cấp độ của mục tiêu hoạt động (ví dụ: không có lỗi, 10/10 khách hàng hài lòng) và đôi khi thành công được định nghĩa theo nghĩa là đạt được tiến bộ đối với các mục tiêu chiến lược. 

Theo đó, việc lựa chọn KPI phù hợp dựa trên sự hiểu biết tốt về điều gì là quan trọng đối với tổ chức.  Điều gì được coi là quan trọng thường phụ thuộc vào bộ phận đo lường hiệu suất – ví dụ: KPI hữu ích cho tài chính sẽ khác với KPI được chỉ định cho doanh số bán hàng.

Vì cần phải hiểu rõ điều gì là quan trọng, các kỹ thuật khác nhau để đánh giá tình trạng hiện tại của doanh nghiệp, và các hoạt động chính của nó, gắn liền với việc lựa chọn các chỉ số hoạt động KPI . Những đánh giá này thường dẫn đến việc xác định các cải tiến tiềm năng, do đó, các chỉ số hiệu suất thường được kết hợp với các sáng kiến ​​’cải tiến hiệu suất’. Một cách rất phổ biến để chọn KPI là áp dụng khung quản lý như thẻ điểm cân bằng.

2. Phân loại các chỉ số KPI 

Các chỉ số hiệu suất chính xác định một tập hợp các giá trị để đo lường. Những bộ giá trị thô này, có thể được cung cấp cho các hệ thống tổng hợp dữ liệu, được gọi là chỉ số. Có hai loại phép đo cho KPI

KPI là gì
Phân loại KPI

Các giá trị định tính dựa trên hoặc bị ảnh hưởng bởi cảm xúc, thị hiếu hoặc ý kiến ​​cá nhân và được trình bày dưới dạng bất kỳ giá trị số hoặc văn bản nào thể hiện cách giải thích các yếu tố này.

Một ‘chỉ báo’ chỉ có thể đo lường những gì ‘đã’ xảy ra, trong quá khứ, vì vậy loại đo lường duy nhất là mô tả. Bất kỳ KPI nào cố gắng đo lường điều gì đó ở trạng thái trong tương lai như dự đoán, chẩn đoán hoặc chỉ định không còn là ‘chỉ số’, nó là ‘công cụ tiên lượng’ – tại thời điểm này, nó là phân tích (có thể dựa trên KPI) nhưng KPI hàng đầu cũng được sử dụng để chỉ ra số lượng hoạt động tải giao diện người dùng.

3. Các điểm đo lường KPI 

Hiệu suất tập trung vào việc đo lường một yếu tố cụ thể của một hoạt động. Một hoạt động có thể có bốn yếu tố: đầu vào, đầu ra, kiểm soát và cơ chế. Tối thiểu, một hoạt động bắt buộc phải có ít nhất một đầu vào và một đầu ra. 

Một cái gì đó đi vào hoạt động như một đầu vào; hoạt động biến đổi đầu vào bằng cách thay đổi trạng thái của nó; và hoạt động tạo ra một đầu ra. Một hoạt động cũng có thể phải kích hoạt các cơ chế thường được phân tách thành cơ chế của con người và hệ thống. Nó cũng có thể bị hạn chế theo một cách nào đó bởi một điều khiển. 

Cuối cùng, các hành động của nó có thể có cấu trúc tạm thời của thời gian.

KPI là gì
Điểm đo lường KPI

Đầu vào cho biết các đầu vào cần thiết của một hoạt động để tạo ra đầu ra.

Đầu ra ghi lại kết quả hoặc kết quả của một hoạt động hoặc nhóm hoạt động.

Hoạt động biểu thị sự biến đổi được tạo ra bởi một hoạt động (tức là một số dạng công việc).

Cơ chế là thứ cho phép một hoạt động  (một người thực hiện), có thể là con người hoặc hệ thống.

Kiểm soát là một đối tượng kiểm soát sản xuất của hoạt động thông qua việc tuân thủ.

Thời gian chỉ ra một yếu tố thời gian của hoạt động.

4. KPI xác định các chỉ số của tổ chức

Các chỉ số hoạt động KPI  khác với các động lực kinh doanh và mục tiêu. Một trường học có thể coi tỷ lệ thất bại của học sinh là một chỉ số KPI  hoạt động chính có thể giúp trường học hiểu được vị trí của mình trong cộng đồng giáo dục, trong khi một doanh nghiệp có thể coi phần trăm thu nhập từ khách hàng quay lại như một KPI tiềm năng.

KPI là gì
Xác định các chỉ số

Các giai đoạn quan trọng trong việc xác định KPI là:

Có quy trình kinh doanh (BP) được xác định trước.

Có các yêu cầu đối với BP.

KPI  đo lường định lượng / định tính kết quả và so sánh với các mục tiêu đã đặt ra.

KPI điều tra sự khác biệt và điều chỉnh các quy trình hoặc nguồn lực để đạt được các mục tiêu ngắn hạn.

Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) là cách để đánh giá định kỳ hiệu quả hoạt động của các tổ chức, đơn vị kinh doanh và bộ phận, phòng ban và nhân viên của họ. Theo đó, KPI thường được định nghĩa theo cách dễ hiểu, có ý nghĩa và có thể đo lường được.

Chúng hiếm khi được định nghĩa theo cách mà việc thực hiện của chúng sẽ bị cản trở bởi các yếu tố được coi là không thể kiểm soát được bởi các tổ chức hoặc cá nhân chịu trách nhiệm. Các KPI như vậy thường bị các tổ chức bỏ qua.

KPI nên tuân theo tiêu chí SMART. Điều này có nghĩa là thước đo có mục đích cụ thể cho doanh nghiệp, có thể đo lường được để thực sự có được giá trị của KPI, các chỉ tiêu được xác định phải có thể đạt được, việc cải tiến KPI phải có liên quan đến sự thành công của tổ chức và cuối cùng nó phải là thời gian theo từng giai đoạn, có nghĩa là giá trị hoặc kết quả được hiển thị trong một khoảng thời gian xác định trước và có liên quan. 

Để được đánh giá, KPI được liên kết với các giá trị mục tiêu, từ đó có thể đánh giá giá trị của thước đo có đáp ứng được kỳ vọng hay không.

5. Ví dụ về KPI

Các chỉ số hoạt động KPI chính là các thước đo phi tài chính về hoạt động của một công ty – chúng không có giá trị tiền tệ nhưng chúng đóng góp vào lợi nhuận của công ty. 

5.1. KPI trong tài khoản

Một số ví dụ:

  • Tỷ lệ hóa đơn quá hạn
  • Tỷ lệ phần trăm đơn đặt hàng tăng trước
  • Số lượng đơn đặt hàng tăng hồi tố
  • Tỷ lệ lỗi của báo cáo tài chính (đo lường chất lượng của báo cáo)
  • Thời gian chu kỳ trung bình của quy trình làm việc
  • Số lần thanh toán trùng lặp

5.2. KPI trong tiếp thị và bán hàng

Mua lại khách hàng mới

KPI phân tích nhân khẩu học của các cá nhân (khách hàng tiềm năng) đăng ký trở thành khách hàng và mức độ phê duyệt, từ chối và số lượng đang chờ xử lý

KPI tình trạng khách hàng hiện tại

Khách hàng tiêu hao

Doanh thu (tức là doanh thu) do các phân khúc khách hàng tạo ra

Số dư chưa thanh toán theo phân khúc khách hàng và các điều khoản thanh toán

Thu nợ khó đòi trong quan hệ khách hàng

Nhiều KPI của khách hàng này được phát triển và quản lý bằng phần mềm quản lý quan hệ khách hàng.

Dữ liệu sẵn có nhanh hơn là một vấn đề cạnh tranh đối với hầu hết các tổ chức. Ví dụ: các doanh nghiệp có rủi ro hoạt động / tín dụng cao hơn (ví dụ như thẻ tín dụng hoặc quản lý tài sản) có thể muốn phân tích KPI hàng tuần hoặc thậm chí hàng ngày, được hỗ trợ bởi các hệ thống và công cụ  thích hợp.

5.3. KPI trong chế tạo

Hiệu quả tổng thể của thiết bị là một tập hợp các chỉ số KPI  phi tài chính được chấp nhận rộng rãi phản ánh sự thành công trong sản xuất.

OEE = tính khả dụng x hiệu suất x chất lượng

Tính khả dụng = thời gian chạy / tổng thời gian, theo định nghĩa, đây là tỷ lệ phần trăm của lượng thời gian sản xuất thực tế mà máy đang chạy so với thời gian sản xuất mà máy có sẵn.

Hiệu suất = tổng số / bộ đếm mục tiêu, theo định nghĩa, đây là tỷ lệ phần trăm của tổng số bộ phận được sản xuất trên máy với tốc độ sản xuất của máy.

Chất lượng = số lượng tốt / tổng số, theo định nghĩa, đây là tỷ lệ phần trăm các bộ phận tốt trong tổng số các bộ phận được sản xuất trên máy.

Tỷ lệ thời gian chu kỳ (CTR) = thời gian chu kỳ chuẩn / thời gian chu kỳ thực

Công suất sử dụng

Tỷ lệ từ chối

5.4. KPI trong những dịch vụ chuyên nghiệp

Hầu hết các công ty dịch vụ chuyên nghiệp (ví dụ: tư vấn quản lý, công ty tích hợp hệ thống hoặc đại lý tiếp thị kỹ thuật số) sử dụng ba chỉ số hiệu suất KPI chính để theo dõi tình trạng kinh doanh của họ. Họ thường sử dụng phần mềm tự động hóa dịch vụ chuyên nghiệp (PSA) để theo dõi và quản lý các số liệu này.

Tỷ lệ sử dụng = tỷ lệ phần trăm thời gian mà nhân viên dành để tạo ra doanh thu

Khả năng sinh lời của dự án = chênh lệch giữa doanh thu do dự án tạo ra và chi phí thực hiện công việc

Tỷ lệ thành công của dự án = tỷ lệ dự án được giao đúng hạn và dưới ngân sách

5.5. KPI trong quản lý chuỗi cung ứng

Các doanh nghiệp có thể sử dụng KPI để thiết lập và giám sát tiến độ hướng tới nhiều mục tiêu khác nhau, bao gồm mục tiêu sản xuất tinh gọn, doanh nghiệp kinh doanh thiểu số và chi tiêu đa dạng, các sáng kiến ​​”xanh” về môi trường, chương trình tránh chi phí và mục tiêu tìm nguồn cung ứng quốc gia chi phí thấp.

Bất kỳ doanh nghiệp nào, bất kể quy mô, đều có thể quản lý hiệu suất KPI  của nhà cung cấp tốt hơn với sự trợ giúp của các khả năng mạnh mẽ của KPI, KPI bao gồm:

  •  Chức năng nhập và phê duyệt tự động
  • Theo yêu cầu, các biện pháp thẻ điểm theo thời gian thực
  • Làm lại khoảng không quảng cáo đã mua
  •  Kho lưu trữ dữ liệu duy nhất để loại bỏ sự kém hiệu quả và duy trì tính nhất quán
  •  Quy trình phê duyệt quy trình làm việc nâng cao để đảm bảo quy trình nhất quán
  •  Chế độ nhập dữ liệu linh hoạt và hiển thị hiệu suất đồ họa theo thời gian thực
  • Tài liệu tiết kiệm chi phí tùy chỉnh
  • Các thủ tục thiết lập được đơn giản hóa để loại bỏ sự phụ thuộc vào tài nguyên CNTT

Các KPI và SCM chính sẽ trình bày chi tiết các quy trình sau:

  • Dự báo bán hàng
  • Hàng tồn kho
  • Mua sắm và nhà cung cấp
  • Kho bãi
  • Vận chuyển
  • Logistics ngược

Các nhà cung cấp có thể thực hiện KPI để đạt được lợi thế so với đối thủ cạnh tranh. Các nhà cung cấp có quyền truy cập tức thì vào cổng thông tin thân thiện với người dùng để gửi các mẫu tiết kiệm chi phí được tiêu chuẩn hóa. 

Các nhà cung cấp và khách hàng của họ trao đổi dữ liệu hiệu suất quan trọng của chuỗi cung ứng đồng thời có được khả năng hiển thị tình trạng chính xác của các dự án cải thiện chi phí và tài liệu tiết kiệm chi phí.

5.6. KPI trong chính quyền

Chính quyền tỉnh Ontario, Canada đã sử dụng KPIs từ năm 1998 để đo lường hiệu quả hoạt động của các cơ sở giáo dục đại học trong tỉnh. Tất cả các trường sau trung học thu thập và báo cáo dữ liệu hiệu suất trong năm lĩnh vực – sự hài lòng của sinh viên tốt nghiệp, sự hài lòng của nhà tuyển dụng, tỷ lệ việc làm và tỷ lệ tốt nghiệp

Mong rằng bài viết về KPI sẽ giúp mọi người hiểu rõ KPI là gì? và biết cách ứng dụng KPI trong công việc của mình nhé !

BÌNH LUẬN

Vui lòng nhập bình luận của bạn
Vui lòng nhập tên của bạn ở đây