JD là gì? Một doanh nghiệp có cần thiết phải viết JD khi thực hiện tuyển chọn ứng viên? Cách viết JD tiêu chuẩn? Các lưu ý khi viết? Cùng mình giải đáp hết tất cả câu hỏi này trong bài viết dưới đây nhé!
1. JD là gì?
JD là từ viết tắt của Job Description – bản mô tả công việc; đưa ra các chức năng, nhiệm vụ, tiêu chuẩn, quyền hạn,… mà nhà tuyển dụng xây dựng dành cho ứng viên theo vị trí công việc hiện tại đang tuyển dụng ở doanh nghiệp. Thông thường, JD được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, giúp ứng viên hiểu ngay việc cần làm để so sánh với năng lực bản thân xem có phù hợp hay không.
Thông qua JD, chúng ta có thể nắm bắt được mục tiêu công việc của một vị trí trong cấu trúc hoạt động doanh nghiệp để có phương án sắp xếp, quản trị phù hợp với vị trí này.
2. Lợi ích của JD?
Khi đề cập đến bản mô tả công việc (job description – JD), mọi người thường cho rằng chức năng chính của nó là làm rõ trách nhiệm, công việc của một cá nhân nào đó trong tổ chức, đáp ứng các mục tiêu nào đó trong công tác tuyển dụng nhân sự.
Tuy nhiên, nếu tiếp cận sâu hơn dưới góc độ quản trị doanh nghiệp với việc hệ thống hóa các JD sẽ thấy JD chính là tổng thể chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu của tổ chức, và vai trò của JD không chỉ dừng lại ở đó mà nó còn có ý nghĩa trong việc quản trị tổ chức.
2.1 Lợi ích của JD đối với nhân viên:
- Có cái nhìn rõ nét nhất về công việc phải làm, vị trí và tầm quan trọng của nó.
- Nắm rõ yêu cầu của doanh nghiệp về kết quả công việc
- Biết mức đãi ngộ được hưởng tương ứng với kết quả công việc
- Có mục tiêu rõ ràng để phấn đấu, cố gắng đạt được
- Có cảm giác được đảm bảo hơn khi công việc được văn bản hóa trên giấy tờ
2.2 Lợi ích của JD đối với doanh nghiệp:
- Khẳng định tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp
- Hình dung rõ nét về nhân viên phù hợp với công việc đó
- Căn cứ đánh giá các ứng viên tham gia ứng tuyển
- Cơ sở giải quyết tranh chấp giữa các nhân viên
- Đánh giá kết quả công việc của nhân viên bằng các con số định lượng
- Hỗ trợ xây dựng hệ thống lương, thưởng cho phù hợp với công việc của nhân viên.
3. Nội dung của JD gồm những gì?
Với những lợi ích như trên, chắc hẳn các doanh nghiệp muốn thu hút, tìm và chọn được ứng viên tốt từ đó hoạt động hiệu quả hơn thì không thể thiếu một bản JD để làm cầu nối này đâu nhỉ? Vậy một bản JD thông thường gồm có những nội dung gì? Cùng tìm hiểu dưới đây nhé!
3.1 Chức danh công việc
Có thể nói chức danh công việc là điều mà ứng cử viên quan tâm và chú ý đầu tiên. Nó phải bao gồm những gì họ sẽ làm (ví dụ: bán hàng) và cấp độ của họ trong công ty (ví dụ: trưởng nhóm,quản lý,…).Tiêu đề cần phải làm cho ứng viên mục tiêu lập tức nghĩ rằng ‘Tôi có thể làm công việc đó,’ và họ quyết định tiếp tục đọc phần mô tả bên dưới của JD hay không.
3.2 Địa điểm làm việc
Một bản mô tả công việc (JD) không thể thiếu thông tin về địa điểm làm việc. Sẽ có trường hợp một ứng viên rất phù hợp với công việc của bạn nhưng họ sẽ ngại nộp đơn nếu nơi làm việc quá xa, không thuận tiện cho họ. Địa điểm làm việc của vị trí nên được hiển thị trước và chính giữa trên mô tả công việc để người tìm việc có thể quyết định xem có apply hay không. Cũng sẽ là một ý hay để bạn cho ứng viên biết vị trí này có được làm việc linh động về không gian hay thậm chí làm việc tại nhà hay không.
3.3 Mục tiêu
Trước khi đi vào chi tiết chính xác về những nghĩa vụ cần thực hiện, hãy đưa ra một bản tóm tắt về những việc mà vị trí tuyển dụng cần. Sơ lược lý do công ty của bạn tuyển dụng vị trí này, mục tiêu những ứng viên cần hoàn thành nếu được tuyển và cách để họ đạt được chúng. Mục tiêu nên hoạt động như một thiết yếu tốt để xác định những nhiệm vụ chính xác.
3.4 Mô tả công việc
Dựa trên mục tiêu, vạch ra những công việc hàng ngày bằng các gạch đầu dòng. Tìm hiểu về doanh nghiệp và liệt kê chính xác những gì sẽ phải làm để những người đã có kinh nghiệm, đã từng làm ở công việc này trước đó sẽ cảm thấy tự tin rằng họ phù hợp với vị trí mô tả trong JD.
3.5 Yêu cầu kinh nghiệm công việc.
Nhìn sơ qua, phần này có vẻ đơn giản. Bạn chỉ cần liệt kê các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc, trình độ và số năm kinh nghiệm yêu cầu, đúng không?
Các kỹ năng và trình độ cần thường sẽ dễ xác định, tuy nhiên sẽ có nhiều công ty không quan trọng về số năm kinh nghiệm. Tuy nhiên, nếu số năm kinh nghiệm bạn đưa ra quá cao so với vị trí tuyển, nhiều ứng cử viên có đủ điều kiện sẽ cảm thấy không xứng đáng để nộp đơn.
Trước khi bạn ra quyết định, hãy thảo luận với người quản lý tuyển dụng để đưa ra một bảng yêu cầu về số năm kinh nghiệm phù hợp. Bạn cũng nên cân nhắc mức kinh nghiệm của các thành viên trong team hiện tại để xem vị trí này sẽ phù hợp ở vai trò nào nhé!
3.6 Mô tả công ty
Thông thường không có quá nhiều công ty thêm mục này vào JD, nhưng đứng trên phương diện là ứng cử viên, cá nhân mình cảm thấy một bản JD có mô tả công ty sẽ khiến mình cảm thấy đáng tin cậy và cảm nhận được sự chăm chút, kĩ lưỡng của họ. Từ đó thiện cảm cũng tăng lên đấy.
Bên cạnh đó, nhiều người tìm việc không chỉ muốn một công việc phù hợp với bản thân mà còn muốn làm việc ở một công ty phù hợp với cá tính của họ hoặc làm điều họ cảm thấy thú vị. Hãy cố gắng hết sức để tổng hợp văn hóa công ty của bạn vào trong phần này và thậm chí liên kết tới trang tuyển dụng của công ty bạn nếu có những thông tin hữu ích về trải nghiệm của nhân viên.
3.7 Giờ làm việc, nhu cầu du lịch,…
Đây đương nhiên là một trong những thông tin cần có ở một bản JD. Giống như địa điểm làm việc, ứng viên thường muốn tránh đăng ký các công việc yêu cầu giờ làm việc, đi lại hoặc các trách nhiệm khác mà họ không thể tuân thủ theo. Chúng tôi luôn khuyên bạn nên cung cấp càng nhiều thông tin càng tốt trên mô tả công việc để ứng cử viên không ngạc nhiên khi họ ứng tuyển
3.8 Lợi ích
Tất nhiên, phần liệt kê những gì công ty của bạn cung cấp về bảo hiểm y tế, thời gian nghỉ, phụ cấp lương hưu,… nên có, đó là những lợi ích có thể thu hút người tìm việc. Họ sẽ cảm nhận công ty của bạn như là một nơi tuyệt vời để làm việc nếu nó cung cấp lịch làm việc linh hoạt, chương trình chăm sóc sức khỏe nhân viên, tiện nghi văn phòng mát mẻ, hoặc bất cứ thứ gì song song đó.
3.9 Mức lương
Có nhiều ý kiến khác nhau về chi tiết tiền lương nên được tiết lộ trong mô tả công việc và cần cung cấp bao nhiêu thông tin là đủ. Các công ty thường đưa ra một khoảng mức chung chung (hoặc “mức lương hấp dẫn”, “lương cạnh tranh”), trong một số vài trường hợp sẽ ghi mức lương cụ thể.
Đó là ý tưởng hay để cung cấp một số thông tin chi tiết về thu nhập nhân viên sẽ kiếm được để kỳ vọng của ứng viên phù hợp với bạn từ khi bắt đầu quá trình tuyển dụng. Tuy nhiên, hãy xem xét việc đưa ra mức lương như thế nào là tốt nhất cho công ty của bạn và đi theo cùng một cách thức cho tất cả các mô tả công việc.
4. Cần thực hiện những gì trước khi viết JD?
Công đoạn chuẩn bị trước khi viết JD cũng rất quan trọng đó bạn có biết không? Thao tác này giúp bạn vạch ra được những tiêu chí chính xác, đúng đắn từ đó việc chọn người cũng chuẩn hơn. Nào cùng bắt đầu xem nhé!
Bước 1: Xác định mục tiêu chiến lược
Bước đầu tiên bạn cần xác định mục tiêu chiến lược của công ty là gì? Sứ mệnh và nhiệm vụ của tổ chức. Mục tiêu chiến lược là căn cứ xây dựng hệ thống JD. Doanh nghiệp có thể nhờ đến sự giúp đỡ của các đơn vị tư vấn để mục chiến lược được xác định đúng hướng và tốt nhất.
Bước 2: Thiết kế cơ cấu tổ chức công ty và bộ phận
Trước khi xây dựng hệ thống JD, nhà quản trị cần cẩn trọng xem xét cấu trúc, sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp xây dựng đã giải quyết được hết các nhiệm vụ, mục tiêu đề ra chưa. Từ đó, doanh nghiệp thiết kế cơ cấu tổ chức phù hợp, sắp xếp lại hệ thống nhân sự để tổ chức vận hành ổn định trong trong dài hạn và đạt hiệu quả cao hơn.
Bước 3: Phân bổ chức năng công ty và bộ phận
Phân bổ chức năng từ công ty cho đến bộ phận giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về những công việc mà bộ phận ấy phải làm để đạt được mục tiêu chiến lược. Từng bộ phận phải hiểu rõ chức năng của mình để xây dựng chức năng cho từng vị trí.
Bước 4: Chuẩn hóa/thiết kế mô tả công việc
Dựa trên nội dung bản JD chuẩn cần có cùng với chức năng đã phân bổ từ công ty cho tới bộ phận, doanh nghiệp tiến hành thiết kế bản mô tả công việc cho từng vị trí khác nhau, tùy thuộc vào mục đích, trách nhiệm của vị trí ấy
Những lưu ý cho một bảng mô tả công việc (JD) chất lượng:
Dùng đúng thuật ngữ: Mô tả công việc phải được viết bằng thuật ngữ mà các ứng viên phù hợp sử dụng. Nếu bạn dùng sai từ, nó có thể ngăn cản những ứng viên tiềm năng biết đến bạn.
Cộng tác với quản lý tuyển dụng: Khi mô tả công việc thường được viết bởi người tuyển dụng, người quản lý tuyển dụng cũng nên tham gia trong suốt quá trình để cuối cùng tổng hợp chính xác những ứng viên mà họ đang tìm kiếm.
Sử dụng đại từ xưng hô chung: Hạn chế xưng hô bằng các từ xác định chính xác giới tính như anh hoặc chị, có thể viết liền “anh/chị” hoặc “bạn”. Chỉ dùng riêng một từ chỉ chính xác một giới tính có thể ngụ ý bạn muốn thuê một người nào đó ở một giới tính cụ thể và vô tình có thể gây ấn tượng xấu cho ứng viên.
Tránh sử dụng ngôn ngữ tiêu cực hoặc quá nhúng nhường: Hãy cẩn thận với việc đòi hỏi quá nhiều xuất hiện trong mô tả công việc. Chẳng hạn như “Đừng apply nếu bạn không đủ đam mê và chăm chỉ’ hoặc cụm từ tương tự có thể dập tắt sự hứng thú để ứng tuyển của những người có thể sẽ là một nhân viên tuyệt vời.
Vậy JD là gì? Nó là bảng mô tả công việc – JD là một điều mà doanh nghiệp cần có và cần làm khi tiến hành tuyển chọn ứng viên. Nó không những giúp ứng viên dễ hình dung và nắm bắt công việc mà họ muốn apply đồng thời còn giúp doanh nghiệp phác họa rõ ràng ứng viên mình đang cần từ đó có sự lựa chọn thích hợp. Trên đây là những thông tin bạn cần biết và JD. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu JD là gì, cảm ơn bạn đã đọc bài viết!
