Hóa đơn điện tử là một loại hóa đơn khá tiện lợi và đang thay thế dần các loại hóa đơn truyền thống bằng giấy hiện nay. Đây là một thay đổi khá bổ ích vì nó giúp chúng ta tiết kiệm được chi phí mà còn bảo vệ môi trường.
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là một hình thức lập hóa đơn online, được gửi đến người nhận qua email, biên nhận không như dạng hóa đơn giấy thông thường. Phương pháp lập này được các đối tác thương mại, chẳng hạn như khách hàng và nhà cung cấp của họ, sử dụng để xuất trình và giám sát các tài liệu giao dịch giữa nhau và đảm bảo đáp ứng các điều khoản trong thỏa thuận thương mại của họ. Các tài liệu này bao gồm hóa đơn, đơn đặt hàng, giấy ghi nợ, giấy báo có, điều khoản và hướng dẫn thanh toán, và phiếu chuyển tiền.
Việc lập hóa đơn này bao gồm một số công nghệ và tùy chọn đầu vào khác nhau, được sử dụng như một thuật ngữ chung để mô tả bất kỳ phương pháp nào mà hóa đơn được xuất trình điện tử cho khách hàng để thanh toán.
Thanh toán điện tử có một số lợi thế bao gồm việc xuất trình hóa đơn nhanh hơn và giảm chi phí xử lý chứng từ giấy. Tuy nhiên, để tận dụng tối đa lợi thế của thanh toán điện tử, cả người bán và người mua cần phải có hệ thống máy tính có thể xử lý thanh toán điện tử và có quyền truy cập vào các tổ chức tài chính có thể thực hiện thanh toán hóa đơn.
2. Lịch sử ra đời của hóa đơn điện tử
Kể từ giữa những năm 1960, các công ty bắt đầu thiết lập liên kết dữ liệu với các đối tác thương mại để chuyển tài liệu, chẳng hạn như hóa đơn và đơn đặt hàng. Hóa đơn này lấy cảm hứng từ ý tưởng về một văn phòng không giấy tờ và khả năng truyền dữ liệu đáng tin cậy hơn, họ đã phát triển hệ thống EDI đầu tiên.
Các hệ thống độc quyền này khá hiệu quả, nhưng cứng nhắc. Mỗi nhóm đối tác thương mại dường như có phương pháp trao đổi dữ liệu điện tử của riêng họ. Không có tiêu chuẩn nào mà bất kỳ đối tác thương mại nào có thể chọn áp dụng. Nhận thức được điều này, Ủy ban Tiêu chuẩn được Công nhận X12, một tổ chức tiêu chuẩn dưới sự bảo trợ của ANSI, đã chuyển sang tiêu chuẩn hóa các quy trình EDI.
Kết quả ngày nay được gọi là tiêu chuẩn ANSI X12 EDI. Đây vẫn là cách chính để trao đổi dữ liệu giao dịch giữa các đối tác thương mại cho đến những năm 1990, khi các công ty cung cấp các ứng dụng web giao diện người dùng mạnh mẽ hơn bắt đầu xuất hiện. Các ứng dụng dựa trên web mới này có các chức năng phục vụ cho cả nhà cung cấp và khách hàng.
Họ cho phép gửi trực tuyến các hóa đơn điện tử riêng lẻ cũng như tải lên tệp EDI, bao gồm các định dạng CSV, PDF và XML. Các dịch vụ này cho phép các nhà cung cấp xuất trình hóa đơn cho khách hàng của họ để khớp và phê duyệt trong một ứng dụng web.
Các nhà cung cấp cũng có thể xem lịch sử của tất cả các hóa đơn mà họ đã gửi cho khách hàng của mình mà không cần truy cập trực tiếp vào hệ thống của khách hàng. Điều này là do tất cả thông tin giao dịch được lưu trữ trong trung tâm dữ liệu của công ty bên thứ ba cung cấp ứng dụng web.
Thông tin giao dịch này có thể được khách hàng quy định để kiểm soát lượng thông tin mà nhà cung cấp được phép xem.
Khi các công ty tiến vào kỷ nguyên kỹ thuật số, ngày càng có nhiều công ty chuyển sang sử dụng dịch vụ thanh toán điện tử để tự động hóa các bộ phận phải trả tài khoản của họ. Nghiên cứu về loại hóa đơn điện tử toàn cầu năm 2012 đã minh họa tốc độ phát triển nó.
Theo nghiên cứu, 73% người được hỏi đã sử dụng phương thức thanh toán điện tử ở một mức độ nào đó trong năm 2012, tăng 14% so với năm 2011. Sự phản kháng của nhà cung cấp đối với lập hóa đơn này đã giảm từ 46% năm 2011 xuống còn 26% năm 2012.
Theo một báo cáo được thực hiện bởi GXS vào năm 2013, Châu Âu đang áp dụng luật của chính phủ khuyến khích các doanh nghiệp áp dụng các phương thức lập hóa đơn điện tử. Kho bạc Hoa Kỳ ước tính rằng việc triển khai lập hóa đơn này trên toàn bộ chính phủ liên bang sẽ giảm 50% chi phí và tiết kiệm 450 triệu đô la hàng năm
3. Các loại thanh toán có hóa đơn điện tử
Hóa đơn thanh toán trực tiếp – nơi người tiêu dùng thực hiện thanh toán trực tiếp cho một người lập hóa đơn (phát hành hóa đơn) mà họ nhận được tại trang web của công ty phát hành hóa đơn.
Ví dụ về một công ty công ích cung cấp dịch vụ thanh toán hóa đơn này cho người tiêu dùng. Một thị trường đã xuất hiện cho các nhà cung cấp dịch vụ thanh toán thuê ngoài chuyên về các quy trình và công nghệ thanh toán điện tử cho các công ty cần gửi hóa đơn điện tử trực tiếp cho khách hàng của họ.
Ngân hàng tổng hợp – nơi thanh toán được thực hiện tại trang web tổng hợp hoặc tổng hợp, thường là từ trang web ngân hàng của người tiêu dùng. Mô hình này cho phép người tiêu dùng thực hiện thanh toán hóa đơn điện tử cho nhiều người bán hàng đã đăng ký trước để nhận thanh toán. Ví dụ như OneVu ở Vương quốc Anh và eBill ở Thụy Sĩ.
Bên liên quan
Người giao dịch, chủ ngân hàng, người tổng hợp và người hợp nhất có thể đóng nhiều vai trò khác nhau trong quá trình tổng thể. Khi các vai trò được xác định, sẽ dễ dàng hơn để xác định mô hình nào phù hợp nhất cho chiến lược của khách hàng.
Người giao dịch cũng có thể triển khai nhiều mô hình để phục vụ khách hàng của họ tốt nhất. Bởi vì ngành công nghiệp liên tục thay đổi và xác định lại, các tùy chọn và cơ hội sẽ tiếp tục mở rộng.
Nhà cung cấp dịch vụ thanh toán hóa đơn (BPP) – Đại lý của người lập hóa đơn chấp nhận thông tin chuyển tiền thay mặt cho Người lập hóa đơn.
Nhà cung cấp dịch vụ lập hóa đơn (BSP) – Đại lý của người lập hóa đơn cung cấp dịch vụ cho Người lập hóa đơn.
Người hợp nhất – Một nhà cung cấp dịch vụ lập hóa đơn tổng hợp các hóa đơn từ nhiều người lập hóa đơn điện tử hoặc các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn khác (BSP) và chuyển chúng để xuất trình cho nhà cung cấp dịch vụ khách hàng (CSP).
Nhà cung cấp dịch vụ khách hàng (CSP) – Đại lý của khách hàng cung cấp giao diện trực tiếp cho khách hàng, doanh nghiệp hoặc những người khác để xuất trình hóa đơn. CSP đăng ký khách hàng, cho phép thuyết trình và cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng, cùng các chức năng khác.
4. Tiêu chuẩn lập hóa đơn điện tử
4.1 Các tiêu chuẩn
EDIFACT
UBL (Ngôn ngữ Kinh doanh Phổ thông)
Finvoice (Phần Lan)
EHF (Elektronisk handelsformat) (Na Uy)
Hóa đơn điện tử (Estonia)
FacturaE (Tây Ban Nha)
FatturaPA (Ý)
CFDI (Mexico)
ISDOC (cộng hòa Séc)
E-faktura (Ba Lan)
OIOUBL (Đan Mạch)
PEPPOL BIS (Áo, Pháp, Bỉ)
Svefaktura (Thụy Điển)
UBL-OHNL (Hà Lan)
ZUGFeRD, XRechnung (Đức)
Nota Fiscal Eletrônica (Brazil)
Facturación Electrônica (Ecuador)
DTE (Chile)
Hình 4: Tiêu chuẩn hóa đơn điện tử
4.2 Hóa đơn điện tử là như thế nào?
Dữ liệu của hóa đơn có cấu trúc được phát hành ở định dạng Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) hoặc XML
Dữ liệu có cấu trúc được phát hành bằng các biểu mẫu web chuẩn dựa trên Internet
4.3 Không là hóa đơn điện tử thì như thế nào?
Dữ liệu hóa đơn không có cấu trúc được phát hành ở định dạng PDF hoặc Word
Hóa đơn giấy gửi qua máy fax
Hóa đơn giấy được quét
Mặc dù có thể tiết kiệm đáng kể chi phí và thời gian bằng cách loại bỏ giấy và xử lý thủ công khỏi lập hóa đơn của bạn, nhưng lợi ích thực sự của hóa đơn đi kèm với mức độ tích hợp giữa bạn và các đối tác thương mại và giữa phần mềm lập hóa đơn và các hệ thống kinh doanh khác.
5. Sử dụng hóa đơn điện tử
Để kích hoạt lập hóa đơn điện tử, phải có một phương pháp hiện có để xem các giao dịch, điển hình là hệ thống kế toán hoặc hệ thống kế toán ERP (Enterprise Resource Planning). Định tuyến và các quy tắc phải được thiết lập trong đặc tả dự án. Điều này thường liên quan đến các thành viên của tài khoản phải trả, CNTT và đôi khi là mua sắm.
Sau khi định tuyến được thiết lập cho hệ thống, các quy tắc xác thực có thể được thiết lập để giảm số lượng hóa đơn ngoại lệ. Xác thực thêm có thể được thiết lập để tự động từ chối lỗi, khớp ba chiều, đơn đặt hàng và các tài liệu khác.
Việc xác nhận cũng có thể thông báo cho nhà cung cấp về việc chấp nhận hoặc từ chối. Sau khi thông số kỹ thuật lập hóa đơn điện tử được hoàn thiện và quá trình thử nghiệm hoàn tất, các nhà cung cấp của doanh nghiệp được kết nối điện tử và hệ thống lập hóa đơn đã sẵn sàng.
6. Một số định kiến
Ở các nước phát triển, các hệ thống và quy tắc ngân hàng kế thừa hiện có đã làm chậm lại sự phát triển của thanh toán phương pháp thanh toán hóa đơn online.
Ví dụ: ở Hoa Kỳ, các tổ chức tài chính thường chính thức cấm việc sử dụng hệ thống thanh toán online trong tiêu dùng của họ để thanh toán cho một số cơ quan nhất định như: đại lý thu tiền hoặc người nhận các khoản thanh toán theo lệnh của tòa án như cấp dưỡng nuôi con hoặc cấp dưỡng. Bất kỳ tổ chức hoặc cá nhân nào bên ngoài Hoa Kỳ cũng thường bị loại trừ. Thường được phép thanh toán cho các cơ quan chính phủ cho các tiện ích như nước.
Hệ thống thanh toán hóa đơn điện tử được chia thành hai loại, dịch vụ “trả cho bất kỳ ai” và dịch vụ danh sách hóa đơn bị hạn chế. Trong dịch vụ trả tiền cho bất kỳ ai, nhà cung cấp sẽ tạo điều kiện thanh toán cho người nhận thanh toán bất kể họ có kết nối điện tử với người nhận thanh toán đó hay không.
Nếu họ không thể chuyển khoản thanh toán cho người nhận bằng phương thức điện tử, họ sẽ in và gửi séc giấy thay mặt cho người thanh toán. Các nhà cung cấp dịch vụ thanh toán hóa đơn lớn nhất có thể phân phối khoảng 80% các khoản thanh toán của họ bằng hóa đơn điện tử, vì vậy 20% các khoản thanh toán được hỗ trợ bởi các dịch vụ thanh toán cho bất kỳ ai lớn vẫn được thực hiện bằng cách gửi séc giấy đến người lập hóa đơn.
Đây là lý do chính tại sao một số người giao dịch trong dịch vụ trả tiền cho bất kỳ ai yêu cầu thời gian chờ đợi là 5 ngày để khoản thanh toán đến tay người nhận thanh toán.
Các dịch vụ thanh toán theo danh sách bị hạn chế cho phép bạn thanh toán bất kỳ hóa đơn nào trong mạng lưới của nhà cung cấp và trong những dịch vụ này mà nhà cung cấp có mối quan hệ điện tử với người lập hóa đơn, các khoản thanh toán sẽ được chuyển bằng điện tử.
Mong rằng bài viết về hóa đơn điện tử sẽ giúp bạn có thêm thông tin về các loại hóa đơn hiện nay trên thị trường để có thể cân nhắc lựa chọn loại hóa đơn phù hợp.
