Deadline là một trong số những “nỗi sợ” của con người hiện đại. Nhiều người cảm thấy sợ hãi khi nhắc đến từ này bởi nó gắn liền với stress, chạy đua thời gian và thúc giục. Vậy deadline là gì? Làm sao để sống cùng nó? Có ứng dụng hỗ trợ nào? Hãy cùng đến bài viết sau.
1. Deadline là gì?
Deadline là một thuật ngữ được dùng trong rất nhiều lĩnh vực hay ngành nghề. Deadline nghĩa là thời hạn kết thúc; nó đề cập đến thời gian cụ thể mà bạn phải hoàn thành một (hay nhiều) công việc; nhiệm vụ được giao. Sau khi khoảng thời gian đó trôi qua; nhiệm vụ đó mà chưa hoàn thành thì bị coi là quá hạn deadline.
Có bằng chứng gián tiếp cho thấy deadline nghĩa là “ngày đến hạn” liên quan đến việc sử dụng thuật ngữ này trong các trại tù Nội chiến Hoa Kỳ. Bấy giờ nó ám chỉ một làn ranh giới mà các tù nhân bị bắn. Vào 1920, thuật ngữ “deadline” được tìm thấy trong báo in với nghĩa là “giới hạn thời gian” trong ngành xuất bản. Nó cho biết khoảng thời gian mà sau đó tài liệu sẽ không được đưa vào báo hay tạp chí.
Bất kỳ ai làm việc đều đã từng trải qua deadline. Từ những nhân viên bán hàng, những kỹ sư máy tính, chuyên viên IT, hay thậm chí là những học sinh cũng rất nhiều lần phải thâu đêm đến sáng để hoàn thành công việc kịp tiến độ.
Nỗi sợ deadline đã ngấm trong lòng của biết bao nhiêu người như thế, đến nỗi nhắc đến là sởn gai ốc lên. Căng thẳng thần kinh là thế nhưng chắc bạn cũng biết mức độ cần thiết của deadline. Bạn đã từng trải nghiệm cảm giác bất ngờ khi “chạy deadline” một đầu việc chỉ trong vòng 2 tiếng đồng hồ, trong khi bình thường bạn mất cả buổi chiều không? Đúng, nó giúp công việc bạn đúng tiến độ, ràng buộc và thúc đẩy bạn hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng.
Hầu hết mọi người đều gặp khó khăn trong việc theo kịp deadline. Bạn không thể chối bỏ nó, vậy có cách nào để bớt “sợ” deadline không? Và làm sao để sống chung với nó? Hãy cùng tôi đến phần tiếp theo.
2. Làm sao chung sống bình yên với Deadline?
2.1. Chỉ đặt deadline thực tế
Đây là điều quan trọng. Nếu bạn đặt ra một deadline không thực tế, bạn chắc chắn sẽ không đáp ứng được. Ví dụ như việc hoàn thành bản thuyết trình bình thường ngốn hết 2 giờ đồng hồ, thì nay bạn sẽ không dại gì mà đặt deadline sau 30 phút cả.
Nếu có cơ hội đặt ra deadline, hãy đảm bảo rằng chúng thực tế. Và nếu có thể, hãy thêm khoảng thời gian đệm cho trường hợp bạn gặp phải các vấn đề không mong muốn khi làm việc trong dự án.
Nếu bạn đang đảm nhiệm một công việc, hãy đảm bảo rằng bạn có thể hoàn thành đúng hạn để tránh những rắc rối không đáng có. Nếu không bạn sẽ mất uy tín (đôi khi là tiền bạc). Hãy nhớ “một lần bất tín, vạn lần bất tin”.
2.2. Lập kế hoạch
Người ta thường nói, thất bại trong việc lập kế hoạch nghĩa là bạn đang lập kế hoạch để thất bại.
Lập kế hoạch có rất quan trọng trong việc đảm bảo rằng bạn đáp ứng kịp các deadline. Khi có kế hoạch, bộ não của bạn sẽ được điều chỉnh để biết chuỗi các nhiệm vụ cần thiết để đạt được mục tiêu. Nói cách khác, lập kế hoạch là việc bạn đang chuẩn bị tâm trí cho nhiệm vụ.
Trong quá trình lập kế hoạch; hãy đặt ra các yêu cầu cần đáp ứng và các bước để thực hiện. Từ thông tin thu thập được sau khi lập kế hoạch; bạn có thể biết liệu nhiệm vụ này bạn có thể đạt được hay không.
Tuy nhiên, đừng nhầm lẫn việc lập kế hoạch với việc phải làm. Đừng dành toàn bộ thời gian chỉ để lập kế hoạch cho nhiệm vụ.
2.3. Bắt đầu ngay bây giờ
Bạn có thể đưa ra những mục tiêu to lớn; tiếp nhận các nguồn lực phù hợp nhưng nếu không bắt tay vào làm thì không gì chắc chắn hơn là bạn sẽ không kịp deadline.
Chần chừ là một thói quen rất xấu khiến mọi người không bắt tay vào làm ngay. Đừng đợi đến ngày mai hoặc ngày mốt để bắt đầu. Ngay bây giờ, hãy bắt tay vào việc. Mặc dù bạn có thể bạn chưa hoàn thành ngay được; nhưng bộ não của bạn đã được điều chỉnh để thực hiện nhiệm vụ; và việc bắt đầu đã giúp bạn có một khởi đầu thuận lợi trong nhiệm vụ. Chẳng phải đó là một trong những điều cần thiết để bạn hoàn thành nhiệm vụ sao?
2.4. Tránh phiền nhiễu
Khi có một deadline cần hoàn thành, đó cũng là lúc bạn nên dành toàn thời gian cho nhiệm vụ. Mất tập trung có nhiều dạng khác nhau. Nhưng bất kể là hình thức nào đi chăng nữa thì nó đều xuất hiện; hãy cứ duy trì sự tập trung vào nhiệm vụ bạn đang làm.
Nghiêm túc thoát ra khỏi trò chơi bạn định mở đóng cửa sổ duyệt web của bạn; để tránh lướt Internet không cần thiết và nếu cần; hãy giải thích với đối tác của bạn rằng bạn cần ở một mình trong những khoảng thời gian cụ thể để có thể duy trì sự tập trung tuyệt đối.
2.5. Tránh thêm công việc
Bạn cần tránh thêm công việc vào công việc đã được quyết định trong một deadline nào đó. Nếu bạn thêm nhiều công việc hơn, xác suất bạn đáp ứng deadline sẽ giảm xuống.
Nếu đối tác thay đổi các yêu cầu đầu ra nào đó; hãy chắc rằng bạn có yêu cầu thêm thời gian.
2.6. Thương lượng cho deadline dự phòng
Nếu vì bất kỳ lý do gì mà bạn không thể đáp ứng deadline như đã thỏa thuận; đừng đợi đến sát nút rồi mới cho đối tác biết mình không kịp. Điều đó chỉ làm cho bạn kém chuyên nghiệp và mất đi niềm tin mà thôi.
Nếu bạn chắc rằng mình không thể hoàn thành deadline; hãy nói chuyện với sếp của bạn trước thời gian đó và cho họ biết rằng công việc sẽ không sẵn sàng vào ngày giờ đã định và yêu cầu thêm thời gian.
Bằng cách này bạn sẽ gặp ít vấn đề hơn với sếp của mình; miễn là bạn không tạo thói quen yêu cầu thêm thời gian.
3. Nhưng nếu bạn “lỡ trượt” deadline thì sao?
Mặc dù việc trượt deadline là điều không nên, nhưng có thể không tránh khỏi. Trên thực tế, nó xảy ra thường xuyên và thậm chí có thể không phải do lỗi của bạn.
- Bạn đánh giá thấp công việc và đánh giá quá cao năng của mình
- Một yếu tố khách quan bất ngờ xuất hiện khiến bạn không kịp xử lý
- Đối tác thay đổi xoành xoạch những yêu cầu đầu ra…
Dù gì đi nữa thì chúng cũng khiến bạn trượt khỏi deadline đã định.
Lúc này điều bạn cần là nói chuyện với sếp (hoặc đối tác) và cho họ biết những lý do chính đáng khiến bạn chậm deadline. Nếu lý do của bạn đủ xác đáng, họ sẽ hiểu. Sau khi cho họ biết, bạn có thể yêu cầu thêm thời gian và đảm bảo rằng bạn không trượt lần nữa.
Một lần nữa, xin nhắc lại bạn đừng ép bản thân làm quá mức chịu đựng. Sau khi đã có cơ hội “làm lại” cũng deadline thì bạn phải cẩn trọng hơn. Không chấp nhận deadline nếu bạn thời gian không hợp lý, phải nghiêm túc lên kế hoạch thực hiện, tránh sao nhãng và bắt đầu ngay khi có thể, không được trì hoãn. Bằng không, bạn có thể lại trễ deadline lần nữa.
4. Các ứng dụng quản lý deadline hiệu quả
Bên cạnh những tư duy về quản lý thời gian hiệu quả cũng như những nỗ lực để hoàn thành deadline đúng hạn, tôi nghĩ các ứng dụng cũng hỗ trợ các bạn rất tốt. Hãy cùng điểm qua một số ứng dụng hỗ trợ bạn hiệu quả dưới đây:
4.1. Evernote
Evernote là một ứng dụng được được phát triển bởi Evernote Corporation (Mỹ). Về cơ bản, ứng dụng này được thiết kế cho việc ghi chú (có thể là văn bản, bản vẽ, ảnh hoặc nội dung web đã lưu), sắp xếp, quản lý tác vụ (gắn thẻ, chú thích, chỉnh sửa, tìm kiếm,.. các ghi chú) và lưu trữ.
Điểm mạnh của Evernote là giao diện trực quan. Đây là một ứng dụng quản lí deadline hiệu quả hoạt động đa nền tảng: Android, iOS, mac OS và Microsoft Windows. Nó được sử dụng miễn phí với giới hạn sử dụng hàng tháng và cung cấp các gói trả phí cho các giới hạn mở rộng hoặc nâng cao.
4.2. Any.do
Nhắc đến ứng dụng quản lý deadline thì không thể bỏ sót Any.do. Đây là ứng dụng được sử dụng bởi hàng triệu người trên toàn thế giới.
Any.do tích hợp lịch và danh sách việc cần làm một cách thông minh. Từ đó giúp bạn nắm vững thời gian, hoàn thành công việc và không bao giờ quên đi deadline đang đến.
Ngoài ra, bạn còn có thể thiết lập các thư mục riêng như công việc, việc nhà, đón con hoặc thời gian vui chơi cùng con cực kỳ chi tiết và khoa học.
4.3. Microsoft To Do
Microsoft To Do là một ứng dụng quản lý deadline rất tốt vì nó sử dụng thuật toán, giúp bạn bạn tạo danh sách các việc cần làm, phân nhỏ chúng để hoàn thành chúng mỗi ngày.
Không chỉ vậy, ứng dụng Microsoft To Do được tích hợp với Office 365 giúp cho người dùng dễ dàng kiểm tra lại mức độ hoàn thành công việc của mình từ điện thoại di động hoặc máy tính để bàn một vô cùng tiện lợi. Nếu deadline của bạn có liên quan đến người khác, ứng dụng cũng cho phép bạn chia sẻ dễ dàng các việc làm chung.
Khi đến deadline, ứng dụng sẽ tự nhắc nhở bạn những công việc đã lên kế hoạch.
4.4 TickTick
Tick Tick là một ứng dụng quản lý deadline phù hợp cho người bận rộn. Với năm chế độ xem lịch khác nhau, bạn có thể kiểm tra và xử lý lịch biểu của mình theo cách thuận tiện nhất.
Tick Tick sẽ giúp bạn sắp xếp và quản lí công việc một cách hợp lý. Tương tự Microsoft To Do, ứng dụng này cũng giúp bạn chia sẻ công việc cùng bạn bè qua email và rất tiện dụng khi Tick Tick là một ứng dụng điện thoại, bạn có thể quản lí bất kỳ lúc nào.
Cũng giống như mọi thứ quý giá, thời gian là không bao giờ đủ để bạn dành cho tất cả công việc liên quan. Chúng ta phải sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ và đặt chúng dưới deadline. Lập kế hoạch đầy đủ, bắt đầu ngay lập tức và tránh gây xao nhãng dưới mọi hình thức có thể giúp chúng ta hoàn thành đúng deadline. Nếu vì bất kỳ lý do gì mà bạn không thể hoàn thành thời hạn, hãy cho sếp của bạn biết trước, thương lượng về thời hạn thứ hai và đảm bảo rằng nó được đáp ứng. Những điều này sẽ khiến bạn trở nên chuyên nghiệp và đáng tin cậy hơn.
Nguồn: Kỹ năng
