Giới thiệu các cách làm PowerPoint đẹp và ấn tượng chỉ bằng những thao tác căn bản nhất cùng một số mẹo sẽ giúp bạn có một bộ Slie thuyết trình cực đẹp
Cách làm PowerPoint đẹp và ấn tượng không quá khó nhằn nếu như bạn hiểu tường tận về những gì bạn đang thao tác. Cùng tìm hiểu cách làm PowerPoint đi từ những bước căn bản nhất cùng những mẹo nhỏ để làm PowerPoint nhanh chóng và hiệu quả nhé.
1. Cách làm Powerpoint đẹp và ấn tượng cơ bản nhất
Trước hết, bạn sẽ cần phải biết cách tạo một PowerPoint đúng chuẩn và nhanh chóng dựa theo các bước căn bản được trình bày sau đây.
1.1. Tạo bản trình bày mới
Nếu bạn đã có sẵn một bản trình bày và muốn chỉnh sửa từ đó thì hãy nhấp đúp vào đó để mở tệp hiện có. Nếu không, hãy mở Microsoft PowerPoint, nhấp vào “File” ở góc trên cùng bên trái và nhấp vào “New Presentation” để bắt đầu.
1.2. Chọn một chủ đề sẵn có hoặc tự tạo
Microsoft cung cấp các chủ đề tích hợp sẵn cùng các biến thể màu sắc để giúp bạn thiết kế các trang trình bày của mình với một giao diện thống nhất từ đầu đến cuối. Để chọn từ các chủ đề được tạo sẵn này, hãy chọn lại tab “File”, chọn “New”, chọn một trong các chủ đề mà bạn ưng ý và nhấp vào “Create”. Ngoài ra, có rất nhiều mẫu Powerpoint đẹp và miễn phí trên mạng mà bạn có thể dễ dàng tải về và sử dụng.
Nếu không, bạn có thể tự tạo một chủ đề PowerPoint của riêng mình bằng việc phối hợp các màu sắc, hình khối theo sở thích và làm chúng đẹp hơn bằng các mẹo cách làm PowerPoint đẹp và ấn tượng được trình bày ở phần tiếp theo.
1.3. Tạo nhiều loại slide
Việc áp dụng một phong cách slide cho cả bảng trình bày không chỉ gây nhàm chán cho người xem mà còn sẽ rất cứng nhắc và gượng ép khi bạn cố sắp xếp các nội dung khác nhau vào cùng một thiết kế slide. Có rất nhiều biến thể slide phổ biến được tích hợp sẵn để bạn lựa chọn như: Trang chiếu tiêu đề, trang chiếu so sánh, trang chiếu đa phương tiện và trang chiếu trống cho bạn tự thiết kế.
1.4. Nhân bản Slide
Nếu các slide của bạn có sự trùng lặp liên tiếp về cách trình bày thì hãy sử dụng tính năng ‘’Duplicate Slides’’ để tiết kiệm thời gian. Thao tác thực hiện như sau: Ở phía bên trái, bấm chuột phải vào hình thu nhỏ của trang chiếu bạn muốn sao chép, sau đó chọn “Duplicate Slides” từ menu để nhân đôi trang.
Chẳng hạn bạn đang phải liệt kê những gạch đầu dòng cho các slide thì bạn chỉ cần trình bày một lần cho slide đầu tiên sau đó nhân đôi nó rồi chỉnh sửa nội dung của văn bản ở các slide tiếp theo là xong, không cần phải tạo mới lại từ đầu.
1.5. Thêm hiệu ứng chuyển tiếp (tùy chọn)
Thêm hiệu ứng chuyển tiếp giữa các trang sẽ giúp bản trình bày trông mềm mại và linh hoạt hơn rất nhiều nhờ các tùy chọn có sẵn cho bạn lựa chọn.
Để truy cập chúng, hãy chọn tab “Transitions” từ dải băng trên cùng. Từ đó, bạn có thể chọn một quá trình chuyển tiếp giữa các slide để xem trước trên màn hình. Để tùy chỉnh thêm, hãy nhấp vào “Effect Options” và dùng thử các tính năng để tìm thứ phù hợp với ý thích của bạn. Để xóa quá trình chuyển đổi, hãy chọn “Transitions” và nhấp vào “None”.
Bạn chỉ nên sử dụng tối đa 3 hiệu ứng chuyển trang, đừng quá lạm dụng chúng vì đôi khi sẽ gây rối mắt cũng như không tạo được sự đồng nhất cho bản trình bày.
1.6. Thêm ‘‘Animation’’ (tùy chọn)
Animation cũng như hiệu ứng Transition, nó bổ sung thêm tính động đậy và di chuyển bên cạnh nội dung hình ảnh và văn bản tĩnh, giúp bạn nhấn mạnh những điểm chính yếu, gây sự thu hút của khán giả. Các hiệu ứng này thường được áp dụng với hầu hết những gì được trình bày trong một slide để khán giả dễ theo dõi, không bị mất tập trung khi bạn trình bày slide có quá nhiều chữ. Làm theo các bước sau để tạo animation:
- Chọn đối tượng bạn muốn làm động bằng cách nhấp vào nó
- Chọn “Animation” từ dải băng trên cùng.
- Chọn một hiệu ứng phù hợp được hiển thị trong các tùy chọn
- Nhấp vào một cái sẽ cho bạn bản xem trước.
- Để tùy chỉnh hoạt ảnh, hãy chọn “Tùy chọn Hiệu ứng”.
- Để xóa hoạt ảnh, hãy nhấp vào “Không có” trong ruy-băng.
Với mỗi hoạt ảnh, bạn có thể lựa chọn tiếp cách chúng xuất hiện như: bắt đầu khi bấm, bắt đầu với phần trước, bắt đầu sau phần trước cùng thời lượng và độ trễ. Một slide mà có hơn 10 hoạt ảnh là chuyện hết sức bình thường và bạn có thể dễ dàng điều chỉnh chúng nhờ bảng hoạt hình hiển thị ở bên phải màn hình.
1.7. Lưu bản trình bày
Nhấp vào “File” và chọn “Save” để lưu trữ PowerPoint ở thư mục bạn mong muốn. Trong lúc làm, hãy thường xuyên lưu file của bạn để tránh trường hợp máy tính mất nguồn đột ngột nhé.
1.8. Chạy bản trình bày
Việc chạy thử bản trình bày vừa tạo sẽ kiểm tra thử các slide vừa tạo đã hoạt động theo đúng mong đợi cũng như các chuyển tiếp slide và ảnh động đã được kích hoạt và ăn khớp với các nội dung khác hay chưa bằng cách chuyển đến tab “Slide show” và nhấp vào “Play from Start” hoặc ‘’From current slide’’. Lúc này PowerPoint sẽ bao phủ toàn màn hình hiển thị của bạn, bấm ‘’Esc’’ để trở về trạng thái ban đầu khi bạn đã kiểm tra xong.
2. Cách làm Powerpoint đẹp và ấn tượng dùng mẹo
2.1. Chủ động thay đổi
Microsoft cung cấp cho người dùng PowerPoint rất nhiều công cụ dưới dạng tùy chọn có sẵn nhưng điều này không có nghĩa là bạn phải sử dụng tất cả chúng mà có thể chủ động thay đổi để thiết kế theo ý thích.
Cố gắng tránh sử dụng phông chữ mặc định của Microsoft Office, Calibri và Cambria. Việc sử dụng hai kiểu chữ này có thể làm cho bài thuyết trình trông có vẻ lỗi thời và cứng nhắc khi ngày nay chúng ta có thể dễ dàng cài đặt rất nhiều phông chữ sáng tạo khác. Phông có chân sẽ thích hợp cho phần thân bài nhiều chữ còn phông không chân thích hợp cho các nội dung cần thu nhỏ kích thước vì sẽ không bị nhòe.
PowerPoint tự đánh dấu dòng tự động và đôi khi điều này không thực sự cần thiết vì nó sẽ làm cho PowerPoint của bạn trông như là một đoạn văn thông thường chứ không còn mang tính chất bản trình bày súc tích nữa nên hãy cố gắng thay thế chúng bằng các Animation nhé.
Các mặc định PowerPoint gần đây bao gồm một bóng nhỏ trên tất cả các hình cùng màu mặc định là màu xanh nên hãy cân nhắc loại bỏ bóng này nếu nó không thực sự cần thiết cũng như lựa chọn nhiều màu sắc khác nhé.
2.2. Kiểu chữ
Nhiều người đánh giá thấp tầm ảnh hưởng của kiểu chữ mà chỉ chú trọng vào việc phân bổ bố cục cũng như chèn nhiều hình ảnh sinh động nhưng việc chọn đúng phông chữ rất quan trọng vì đôi khi nếu bạn tự thiết kế chủ đề cho PowerPoint mà lại chọn một phông chữ mặc định thì có lẽ sẽ không nhất quán cho lắm.
Phông chữ còn phụ thuộc vào đối tượng khán giả. Chẳng hạn trẻ em sẽ thích những phông chữ dày, to và dễ đọc trong khi giảng viên thích những phông chữ phổ biến, đơn giản, không quá màu mè và rườm rà còn bạn bè đồng trang lứa lại thích cái gì đó mới mẻ hơn với những phông chữ cách điệu, lạ mắt.
Một lưu ý nhỏ cho bạn khi trình chiếu PowerPoint là nếu bạn sử dụng một thiết bị khác thì cần đảm bảo rằng thiết bị đó cũng có cài đặt loại phông chữ mà bạn đang áp dụng để tránh trường hợp lỗi phông nữa nhé. Để đạt hiệu quả trình chiếu tốt nhất thì bạn vẫn nên sử dụng chính chiếc máy tính của mình để thao tác nhanh chóng và chuẩn xác.
2.3. Căn chỉnh đúng
Các đối tượng được căn chỉnh đúng cách trên từng slide là chìa khóa để làm cho cả PowerPoint trông bóng bẩy và chuyên nghiệp, thể hiện rằng bạn là người có đầu tư và chăm chút cho nội dung.
Thông thường, khi bạn quá mải mê thiết kế slide của mình thì bạn cũng vô hình tự tiêu tốn rất nhiều thời gian cho việc sắp xếp vị trí các hình ảnh xem chúng đã ở đúng chính giữa màn hình hay chưa, phải kéo chuột từng li từng tí nhưng chưa chắc nó đã chính xác. Nếu bạn nhận thấy hình ảnh của mình ở đâu đó trong đây thì hãy ghi nhớ ngay cách làm PowerPoint đẹp và ấn tượng này để tiết kiệm thời gian nhé.
- Chọn tất cả các đối tượng bạn muốn căn chỉnh bằng cách giữ “Shift” rồi nhấp chuột vào tất cả chúng.
- Chọn “Format” trong thanh tùy chọn trên cùng, sau đó chọn “Align’’ rồi lựa chọn kiểu căn chỉnh bạn muốn.
2.4. Nguyên tắc 2/4/8
2 phút cho một slide: Trong khoảng thời gian 2 phút thì bạn chỉ nên trình chiếu tương ứng một slide. Như vậy bạn có thể quy đổi tương đương thành 7 đến 8 slide cho một bài thuyết trình 15 phút để giới hạn nội dung phù hợp, cô đọng và súc tích.
4 gạch đầu dòng cho một slide: Một slide chỉ nên có tối đa 4 gạch đầu dòng dưới dạng liệt kê vì nếu nhiều hơn thì sẽ trông rất rối mắt, không khác gì bạn đang cố nhồi nhét cả trang chữ để trình chiếu.
8 từ cho mỗi gạch đầu dòng: Gạch đầu dòng được sử dụng khi bạn liệt kê và đã là liệt kê thì phải nêu bật được ý chính chứ không nên diễn giải dài dòng.
2.5. Bạn mới chính là ngôi sao
Không thể phủ nhận sự thành công của một bài thuyết trình nhờ vào những thiết kế lung linh, lạ mắt khi nó kết hợp đầy đủ các yếu tố đồ họa, màu sắc, phông chữ và hình ảnh. Tuy vậy, đây hoàn toàn không phải là ngôi sao của buổi thuyết trình mà người đó chính là bạn đấy, cái quan trọng nhất vẫn là nội dung và cách bạn truyền tải tới khán giả có hấp dẫn hay không.
Một bản PowerPoint đẹp mắt sẽ chỉ khiến người nghe trầm trồ khi những slide đầu hiện lên rồi cuối cùng họ chẳng đọng lại được gì nếu bạn trình bày một cách ấp úng và không chuyên nghiệp.
Đôi khi, việc lựa chọn chủ đề tối giản với nền trắng và chữ đen nhưng các nội dung được sắp xếp hợp lý và rõ ràng lại chính là cách làm PowerPoint đẹp và ấn tượng nhất nếu bạn biết cách dẫn dắt khán giả của mình bằng cách tương tác trực tiếp với họ.
Ngoài việc sử dụng các bản PowerPoint trên bạn có thể truy cập vào link sau: https://slidesgo.com/business để lấy những mẫu Slide đẹp miễn phí nhé!
3. Kết luận
Như vậy, cách làm PowerPoint đẹp và ấn tượng không hề khó nhằn như bạn nghĩ phải không nào. Chỉ cần bạn hoàn thiện những bước nhỏ nhặt và căn bản ban đầu thôi là PowerPoint của bạn đã rất chỉnh chu và hoàn thiện rồi đấy.
Nguồn: Thủ thuật máy tính
