Không quá khó để học cách in trong Excel, nhưng vì nó có quá nhiều bước cần phải setup, cài đặt để có thể in được một bản như mong muốn. Hôm nay mình sẽ hướng dẫn các bạn cách in trong Excel chuẩn dân văn phòng, mà không cần tốn nhiều công sức.
Bạn có thể in toàn bộ hoặc một phần trang tính và sổ làm việc, từng trang một hoặc nhiều trang cùng một lúc. Và nếu dữ liệu bạn muốn in nằm trong bảng Microsoft Excel, bạn chỉ có thể in bảng Excel.
Bạn cũng có thể in sổ làm việc ra tệp thay vì in vào máy in. Điều này rất hữu ích khi bạn cần in sổ làm việc trên một loại máy in khác với loại mà bạn đã sử dụng để in ban đầu.
1. Trước khi bước vào cách in trong excel
Sẽ có rất nhiều tùy chỉnh trong Excel mà bạn cần phải để tâm để có thể tối ưu hóa cách in trong Excel. Sau đây là những mảng nhỏ đó. Lưu ý không ai hướng dẫn chi tiết hơn trang của mình nên các bạn nhớ đọc kỹ nhé.
Trước khi in, máy phải biết được, cái bạn muốn in là gì. Bạn cần in phần nào mình muốn thì phải thực hiện bước này đầu tiên. Bạn phải đánh dấu và tô đen phần vùng bạn muốn in. Để thực hiện điều này tốt nhất là thu nhỏ màn hình lại và sau đó đánh dấu từ A1 đến bất kỳ ô nào bạn muốn in.
Bước tiếp sau đó là bạn cần trỏ vào tab “Page Layout” trong phần “Page Setup” và chọn vào “Print Area” rồi “Set Print Area”. Xong bước chọn vùng để in thì đến bước 2.
2. Đặt tiêu đề in
Tại cùng 1 phần “Page Setup”, bạn hãy chọn vào “Print Titles” trong khi bạn thực hiện thao tác này, Excel sẽ hiển thị một cửa sổ thao tác. Trong các hàng cần lặp lại ở trên cùng hoặc các cột cần lặp lại ở bên trái, hãy nhập các ô bạn muốn lặp lại (ví dụ: $ 1: $ 2)
Hãy nhấp vào “Print Preview” tại cửa sổ / trang tính “Page Setup”.
3. Chọn số lượng trang cần in
Tại cửa sổ tác vụ xem trước bản in, bạn chọn vào “Page Setup” để chọn số trang in. Trong cửa sổ “Page Setup”, bạn hãy chọn “Fit to” để số chiều rộng của trang giấy của bạn bằng số chiều cao của trang.
Nếu không có thêm nhu cầu chỉnh những thứ phức tạp thì bạn đã xong đến 80% trong cách in trong Excel, còn không thì bạn muốn tinh chỉnh lề hoặc thêm tiêu đề và số trang trước khi in thì hãy theo dõi 2 bước sau
4. Tinh chỉnh kích thước khác
Cách tinh chỉnh lệnh in của mình sẽ rất khó để hiểu nếu không cho bạn xem qua các thao tác trực tiếp làm vì nó là bước phức tạp nhất (khó hơn cả in) vì nó nằm ở dạng nâng cao.
Như đã nói ở bước 3, các bạn có thể bỏ qua được bước này nếu đã chọn “Fit to” từ trước. Khi xem video mình sẽ có thể show ra những gì chi tiết nhất để các bạn dễ dàng hiểu hơn thay vì đọc như thế này.
5. Chỉnh đầu đề, số trang
Thêm tiêu đề sẽ giúp cho bản in của bạn có thêm những thông tin bổ sung hữu ích cho người đọc. Các bạn hãy chọn vào tab “View” trong phần “Workbook Views” và chọn “Page Layout”.
Với phương pháp này sẽ giúp bạn thêm tiêu đề lên đầu bằng cách nhấp vào văn bản nhắc (prompt text) và chọn “Click to add header”.
Thêm số trang ở phần chân trang giấy ta sẽ làm như sau. Mình sẽ hướng tới tab Design tại ruy-băng “Navigation” và tiếp theo chọn vào “Go to Footer” để có thể bắt đầu chọn “Header & Footer Elements”, bạn hãy chọn vào “Page Number”.
Để có chế độ đọc như bình thường thì bạn chọn vào tab “View” và để chuột vào phần Workbook Views, nhấp chuột chọn “Normal” là xong.
Tiếp theo ta mới bắt đầu vào cách in trong Excel.
6. In file Excel
6.1. In 1 hay một số trang Excel
Chọn 1 hay nhiều trang Excel mà bạn muốn in.
Bấm vào “File” và chọn “Print” hoặc chỉ cần nhấn Ctrl + P là sẽ hiển thị hộp thao tác in.
Nhấp vào nút “Print” hoặc điều chỉnh Cài đặt trước khi bạn nhấp vào nút Print.
6.2. In một hoặc một số sổ làm việc
Tất cả các tệp sổ làm việc mà bạn thật sự muốn in cần phải nằm trong cùng một thư mục.
Nhấp vào “File” chọn “Open”.
Nhấn giữ Ctrl bấm vào tên của từng sổ làm việc cần in, sau đó bấm “Print”.
6.3. In tất cả hoặc một phần của trang tính
Bấm vào trang tính, sau đó chọn phạm vi dữ liệu mà bạn muốn in.
Bấm “File”, sau đó chọn “Print”.
Trong “Settings”, nhấp vào mũi tên bên cạnh Print Active Sheets và chọn tùy chọn thích hợp.
Trong Settings, bấm Print Entire Worksheet Nhấp vào In.
6.4. Cách in trong Excel ra được bảng
Bấm vào một ô trong bảng để bật bảng.
Bấm File, sau đó bấm Print.
Trong Settings, bấm vào mũi tên bên cạnh Print Active Sheets và chọn Print Selected Table > Print Selected Table, cuối cùng nhấp vào Print.
Phần kết
Mong rằng qua bài viết về cách in trong Excel, các bạn sẽ có cho mình một kiến thức bỏ túi thật sự bổ ích cho sự nghiệp văn phòng của mình. Đừng quên chia sẻ những kiến thức tốt cho những người mình quan tâm nhé.
