Nếu bạn đã từng in một bảng tính Excel, bạn có thể biết rằng việc làm cho tài liệu của bạn hiển thị chính xác theo cách bạn muốn có thể phức tạp như thế nào. Mình có một số mẹo để hướng dẫn bạn cách in file Excel theo thông số kỹ thuật chính xác mà bạn mong muốn.
1. Chọn vùng để in
Để máy biết bạn cần in phần nào thì phải thực hiện bước này đầu tiên. Bạn phải đánh dấu, tô đen vùng bạn muốn in. Cách tốt nhất mà mình đã thấy để làm điều này là thu nhỏ màn hình lại và sau đó đánh dấu từ A1 đến bất kỳ ô nào bạn muốn in.
Tiếp theo bạn đi tới tab “Page Layout” trong phần ruy-băng “Page Setup” và nhấp vào “Print Area” rồi “Set Print Area”. Thế là xong bước 1 trong cách in file Excel.
2. Chọn tiêu đề in
Trong cùng một phần ruy-băng “Page Setup”, bạn hãy nhấp vào “Print Titles”
Khi bạn thực hiện thao tác này, nó sẽ hiển thị một cửa sổ thao tác.
Trong các hàng cần lặp lại ở trên cùng và / hoặc các cột cần lặp lại ở bên trái, hãy nhập các ô bạn muốn lặp lại (ví dụ: $ 1: $ 2).
Trong cùng một cửa sổ / trang tính “Page Setup”, hãy nhấp vào “Print Preview”.
3. Chọn số trang in
Trong cửa sổ xem trước bản in, bạn nhấp vào “Page Setup”.
Trong cửa sổ “Page Setup”, đặt “Fit to” nếu bạn muốn chiều rộng tài liệu bằng số chiều cao của trang.
Xin chúc mừng! Bạn đã xong gần 80% trong cách in file Excel, nhưng nếu bạn muốn tinh chỉnh lề hoặc thêm tiêu đề và số trang trước khi in, hãy chuyển sang bước 4 & 5.
4. Tinh chỉnh kích thước khác
Giải thích cách tinh chỉnh lệnh in của bạn sẽ rất khó giải thích nếu mà không cho bạn xem qua các thao tác làm bởi đây là bước phức tạp vì nó nằm ở dạng nâng cao hơn.
Như đã nói ở bước 3, các bạn có thể bỏ qua bước 4 nếu chọn “Fit to” trước đó. Nếu muốn biết cách thì các bạn nên đợi video giải thích, xem nó tốt hơn rất nhiều so với mình có thể truyền tải bằng văn bản.
5. Thêm đầu đề và số trang
Để thay đổi tiêu đề, các bạn hãy nhấp vào tab “View” trong phần ruy-băng “Workbook Views” và nhấp vào “Page Layout”.
Điều này sẽ cho phép bạn thêm tiêu đề lên đầu bằng cách nhấp vào văn bản nhắc (prompt text) “Click to add header”.
Để thêm số trang vào chân trang, các bạn hãy nhấp vào tab “Design” trong phần ruy-băng “Navigation” và nhấp vào “Go to Footer”.
Sau đó, trong phần ruy-băng “Header & Footer Elements”, các bạn hãy chọn vào “Page Number”.
Để quay lại chế độ xem “Normal”, bạn chỉ cần nhấp vào tab “View” và trong phần ruy-băng “Workbook Views”, hãy nhấp vào “Normal”.
6. Cách In file Excel
Đến đây coi như mọi người đã gần như hoàn thành các bước tinh chỉnh để có được một bản in file Excel như mong muốn. Việc còn lại là in nó ra như thế nào thôi. Một số dạng in cần quan tâm.
7. In một hoặc một số trang tính
Chọn trang tính mà bạn muốn in.
Bấm File> Print hoặc nhấn CTRL + P.
Nhấp vào nút Print hoặc điều chỉnh Cài đặt trước khi bạn nhấp vào nút In.
8. In một hoặc một số sổ làm việc
Tất cả các tệp sổ làm việc mà bạn muốn in phải nằm trong cùng một thư mục.
Nhấp vào File> Open.
Nhấn giữ CTRL bấm vào tên của từng sổ làm việc cần in, sau đó bấm Print.
9. In tất cả hoặc một phần của trang tính
Bấm vào trang tính, sau đó chọn phạm vi dữ liệu mà bạn muốn in.
Bấm File, sau đó bấm Print.
Trong Settings, nhấp vào mũi tên bên cạnh Print Active Sheets và chọn tùy chọn thích hợp.
Trong Settings, bấm Print Entire Worksheet Nhấp vào In.
Lưu ý: Nếu một trang tính có các vùng in được xác định, Excel sẽ chỉ in các vùng in đó. Nếu bạn không muốn chỉ in vùng in đã xác định, hãy chọn hộp kiểm Bỏ qua vùng in. Tìm hiểu thêm về cách thiết lập hoặc xóa vùng in.
10. In bảng Excel
Bấm vào một ô trong bảng để bật bảng.
Bấm File, sau đó bấm Print.
Trong Settings, bấm vào mũi tên bên cạnh Print Active Sheets và chọn Print Selected Table > Print Selected Table, cuối cùng nhấp vào Print.
Mong bạn có thể nắm được cách in file excel đúng như những gì đã edit trên máy. Những thao tác này tuy phức tạp nhưng nếu thực hiện liên tục thì bạn sẽ sớm quen và nhớ cách làm.
Nguồn: Thủ thuật máy tính
